Ein Sozialträger räumt seine IT auf.

Kaum eine Branche hat sich in den vergangenen Jahren so stark gewandelt wie die Sozialbranche. Steigende Dokumentationspflichten, spezialisierte Abrechnungsmodelle sowie eine zunehmende Marktbereinigung prägen den Alltag sozialer Träger. Parallel dazu wachsen die gesetzlichen Anforderungen an Digitalisierung, Datensicherheit und den verlässlichen Datenaustausch mit Kostenträgern.

Gleichzeitig eröffnen moderne, spezialisierte Softwarelösungen neue Möglichkeiten zur Entbürokratisierung und Effizienzsteigerung. Für viele Organisationen entsteht daraus ein erheblicher Anpassungsdruck – insbesondere vor dem Hintergrund begrenzter Budgets, die Investitionen in die IT-Infrastruktur oft erschweren und langfristig zu Folgekosten führen können.

Die Zentralisierung schafft weit mehr als reine Kosteneffekte. Durch die parallel eingeführte einheitliche Softwarebasis können nun datenbasierte und strategische Entscheidungen getroffen werden. Der fachliche Austausch zwischen den Einrichtungen wurde deutlich erleichtert und Prozesse transparenter gestaltet.

Gerade in Zeiten des Personalmangels erweist sich die neue Struktur als großer Vorteil: Standortwechsel oder interne Veränderungen lassen sich flexibler umsetzen, etwa wenn sich persönliche Lebensumstände von Mitarbeitenden ändern.

Dem weiteren Wachstum der Organisation steht die IT heute nicht mehr im Weg. Ein stabiles Kernsystem ist definiert, Erweiterungen lassen sich skalierbar integrieren – eine nachhaltige Grundlage für zukünftige Entwicklungen.

Ein seit über dreißig Jahren dynamisch wachsender Anbieter sozialer Dienstleistungen und Einrichtungen stand vor der Aufgabe, seine Prozesse und Strukturen grundlegend neu zu ordnen. Die historisch gewachsene, dezentrale Organisation hatte zu einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme und Arbeitsweisen geführt.

Ähnliche Aufgaben wurden in vergleichbaren Bereichen unterschiedlich bearbeitet, teils mit voneinander abweichenden Softwarelösungen. Die daraus resultierenden Reportings waren für die Zentrale untereinander inkompatibel und erschwerten eine übergreifende Steuerung.

Gemeinsam mit soft-park wurde ein mehrjähriger, realistisch umsetzbarer Plan entwickelt. Ziel war es, die IT- und Prozesslandschaft der gesamten Gruppe schrittweise zu vereinheitlichen – stets abgestimmt auf die jeweiligen organisatorischen Veränderungen. Die IT wurde an die Stellen angepasst, an denen die strukturelle Reorganisation einsetzte. Für uns hieß es: in Etappen vorgehen, präzise umsetzen und das Gesamtbild stets im Blick behalten. Ein zentrales Spannungsfeld bestand darin, technische Standardisierung mit der weiterhin notwendigen dezentralen Arbeitsweise der Einrichtungen in Einklang zu bringen.

Im Zuge der Umsetzung wurden sämtliche Server für Anwendungen, Datenbanken und Daten in einem zentralen Rechenzentrum zusammengeführt. Die neue Infrastruktur ist skalierbar ausgelegt und kann flexibel an zukünftige Anforderungen angepasst werden.

Für Anwender wurden unterschiedliche Arbeitsszenarien realisiert: eigene, personalisierte Geräte mit spezifischer Fachsoftware, aber auch schlanke, günstige Geräte mit Multi–User-Konzept und zentralem Terminal-Server-Zugriff.

Durch das Zugriffskonzept und die Zentralisierung sind personelle Wechsel zwischen Standorten nun problemlos möglich, wo zuvor völlig unterschiedliche Anmeldeverfahren erforderlich waren.