Eine globale Stiftung wird IT-autark.

Stiftungen weisen häufig historisch gewachsene, komplexe IT-Strukturen auf. Durch die konsequente Konsolidierung, die eigenständige IT-Aufstellung sowie die Einführung klarer Governance- und Sicherheitsstandards konnten diese strukturellen Herausforderungen deutlich reduziert werden.

Die Stiftung verfügt nun über ein eigenes, professionell verwaltetes IT-Setup mit klar geregelten Zugriffsrechten, dokumentierten Prozessen und erhöhtem Sicherheitsniveau – auch in der Zusammenarbeit mit externen Partnern. Dadurch werden langfristig Zeit und finanzielle Ressourcen frei, die es ermöglichen, sich konsequent auf die Kernaufgaben zu konzentrieren.

Eine gründliche Dokumentation, der Aufbau von internem Wissen sowie die enge fachliche Begleitung in IT-Themen bilden dabei die Grundlage für nachhaltige digitale Handlungsfähigkeit.

HRNS benötigt eine über Zeitzonen und Sprachgrenzen hinweg funktionierende Kollaborationslösung. Ausgewählt wurde Microsoft SharePoint als zentrale Plattform für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit.

HRNS arbeitet regelmäßig mit externen Partner:innen und Mitarbeitenden anderer Stiftungen sowie Organisationen an gemeinsamen Projekten.

Zusätzliche organisatorische und technische Anforderungen:

• Rollen- und Berechtigungskonzepte
• Mandantenfähigkeit
• Datenschutz
• Zugriffssicherheit
• klare Governance-Regelungen für externe Accounts

Gleichzeitig sollte die IT-Struktur grundlegend neu aufgestellt werden und sich von dem hinter der Stiftung stehenden Konzern lösen. Die HRNS soll technologisch und administrativ vollständig eigenständig sein.

To-Dos:

• Aufbau einer eigenen IT-Infrastruktur inklusive eigenem Netzwerk
• selbstständige Verwaltung sämtlicher administrativer Themen – insbesondere Access Rights, Rollen- und Berechtigungsstrukturen sowie Compliance-Anforderungen

In der ersten Analyse zeigte sich, dass viele Prozesse und Strukturen über Jahre gewachsen, jedoch nicht konsolidiert waren. Zahlreiche Schritte wurden immer wieder „neu erfunden“, Lizenzen bestanden für Personen, die längst nicht mehr Teil der Organisation waren, ungenutzte SharePoint-Räume sowie redundante Strukturen erschwerten die Übersicht.

Soft-park entwickelte ein strukturiertes Konzept zur Lizenz-Status-Prüfung sowie zur Konsolidierung und Bereinigung der SharePoint-Umgebung. Parallel wurde ein systematisches Berechtigungsmanagement aufgebaut, um Access Rights künftig klar, transparent und compliance-konform zu steuern – sowohl für interne als auch für externe Nutzer:innen. Sämtliche Maßnahmen wurden dokumentiert und nachhaltig hinterlegt.

Weitere Änderungen:

• Etablierung eines eigenen Stiftungsnetzwerks
• Implementierung einer unabhängige Administrationsstruktur, inkl. Verantwortung für User-Management, Rollenvergabe, Sicherheitsrichtlinien und Compliance
• Aufbau eines strukturierten Wissensmanagements, um Know-how nachhaltig zu sichern und intern verfügbar zu machen
• Datenzusammenführung und Ablösung veralteter Systeme
• Vereinheitlichung von Remote-Zugriffen
• strategische Modernisierung der IT-Landschaft
• Einführung Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) – stiftungsweit

Insgesamt stellt sich die Stiftung heute digital deutlich moderner, strukturierter und zukunftsfähiger auf.